در این مقاله ما قصد داریم به شما 10 ترفند معرفی نماییم که باعث می شود کاهش هزینه‌های چاپ شما در شرکت ها و سازمان ها مدیریت شود.

امروزه به دلیل بالا رفتن هزینه های چاپی شرکت ها تمام تلاش خود را می کند که کاهش هزینه‌های چاپ خود را کاهش دهند.

۱. پرینترهای شخصی را حذف کنید

منظور از پرینتر های شخصی این است که برای هر کاربر یک پرینتر مجزا در نظر نفرمایید شاید این کار ظاهر 

شرکت را زیبا نمایید و افراد راحت تر بتوانند اسناد خود را چاپ کنند ولی این کار باعث می شود شرکت متحمل 

هزینه هنگفتی شود مانند (خرید کارتریج برای تمام دستگاه ها، کاغذ برای تمام کاربران ، سرویس مجزا هر کدام از 

دستگاه ها و در آخر خرید دستگاه ) شما می توانید با تهیه یک چاپگر چهارکاره که دارای اتصال شبکه می باشد تمام 

کاهش هزینه‌های چاپ خود را کاهش دهید و بجای سرویس چند دستگاه یک چاپگر را ماهانه سرویس نمایید و یا یک کارتریج 

را تهیه کنید.

۲. بیشتر اسکن کنید.

شاید برای شما عجیب باشد که چرا اسکن را به شما پیشنهاد می دهیم، امروزه به دلیل همگرایی سیستم های دیجیتالی 

و حفظ محیط زیست دیگر کاربران انگیزه ای برای کاغذ بازی های اداری ندارند و شما می توانید اسناد خود را با 

سرعت بالاتری اسکن کنید و در قالب فایل های قابل ویرایش در اختیار داشته باشید .

اسکن باعث می شود دیگر نیازی به تهیه کاغذ و کارتریج نداشته باشید که همین امر باعث صرفه جویی در وقت می شود .

۳. قبل از پرینت فکر کنید

منظور از فکر کردن این است که حتما اسنادی را چاپ کنید که مطمئنین از آن ها استفاده می نمایید زیرا 40% از 

اسنادی که روزانه چاپ می شوند دور ریخته می شوند .

همین اسنادی که بعدا دور انداخته می شود برای آن ها هم تونر مصرف می شود و هم کاغذ که همین موضوع باعث 

می شود کاربر در بلند مدت متحمل هزینه های زیادی شود .

۴. جلوی پرینت مجدد را بگیرید

بهتر است قبل از چاپ اسناد یک صف چاپی مجازی تشکیل دهید تا کاربران قبل از چاپ، اسناد خود را چک 

کنند و از چاپ اسناد غیر ضروری جلوگیری شود و فقط اسناد مهم با پرینتر چاپ شوند که این کار به خودی خود 

باعث کاهش هزینه‌های چاپ می شود .

۵. رنگ را حذف کنید

شاید در ظاهر پرینت های رنگی شکیل و زیبا باشند ولی در عمل پر هزینه هستند .

بهتر است برای اسنادی از چاپ رنگی استفاده کنید که طیف رنگی کمی را داشته باشند و برای اسنادی که نیازی به 

چاپ رنگی ندارند از همان چاپ سیاه و سفید استفاده کنید .

۶. تماس های پشتیبانی را کاهش دهید.

 

بعضی از کاربران مداوم به واحد خدمات پشتیبانی پیام های غیر ضروری را ارسال می کنند که این کار باعث

 می شود تا واحد های پشتیبانی درگیر شوند.

پس بهتر است یک صف پرینتر مجازی را در دستورات چاپی خود نگه دارید تا بتوانید با کمک آن راه های ایمنی را برای پرینتر خود داشته باشید و دیگر نیازی به تماس های غیر ضروری نداشته باشید .

۷. عادت به پرینت‌های بی‌فایده را حذف کنید.

 

بعضی از کاربران هستند که تصور می کنند که نیاز است تمام ایمیل ها ، اسناد و مقاله های که مشاهده نموده اند را 

پرینت نمایند، این کاربران کابوس شرکت می باشند زیرا باعث می شوند شرکت متحمل هزینه های چاپی وحشتناکی شود .

بهتر است کاربران را از این هزینه چاپی آگاه سازید و آن ها را به حجم چاپی کمتر تشویق نمایید تا مشاهده نمایید در 

صورتی که افراد کمتر اسناد را چاپ کنند چه قدر در هزینه ها صرفه جویی می شود.

همچنین بخوانید از آشنایی با پرینتر سازمانی

۹. تجهیزات مناسب بگیرید.

این گزینه بسیار حائز اهمیت می باشد زیرا در صورتی که کاربر تجهیزات جانبی بی کیفیتی را تهیه نمایند باعث 

می شود در کوتاه مدت مجبور و تعویض آن شوند .

قبل از تهیه یک دستگاه بهتر است تمام ویژگی های که برای خرید یک دستگاه در نظر دارید را مقابل خود قرار 

دهید تا دستگاهی را تهیه کنید که تمام کار های خود را انجام دهید .

۱۰. بازیابی هزینه‌های چاپ

92% از شرکت ها هزینه چاپی خود را دریافت می کنند ولی آیا شما مطمئن هستید که باید از کدام مشتری هزینه 

خود را دریافت نمایید؟

بهتر است با ردیابی که از چه برنامه ای اسناد پرینتر گرفته شده اند مالک سند را تشخیص دهید و هزینه پرینت را از 

آن دریافت کنید تا در هزینه های خود صرفه جویی نمایید.

حال شما آماده هستید که چگونه در کاهش هزینه‌های چاپ خود صرفه جویی کنید و عمر دستگاه خود را به راحتی حفظ 

کنید و می تواند بودجه در نظر گرفته شده را صرف دیگر پروژه های سازمانی خود کنند .

جهت خرید ماشین های اداری به سایت مهام پرینت مراجعه نمایید.